Jeder kennt sie, diese Teammeetings. Für manche ist es eine willkommene Abwechslung, Kaffee zu trinken und Kekse zu futtern, die meisten aber sitzen wie auf Kohlen, weil es noch so viel zu tun gibt.

Wie kann man solche Meetings gestalten, damit man 1) nicht vom Thema abkommt und 2) alle bei der Stange hält? Dazu ist ein gekonntes Agenda Setting wichtig, ebenso eine führende Hand während des Meetings.

Wie bereitet man eine perfekte Agenda vor?

Kein Problem, denken Sie – Sie schicken ein File mit den TOPs (Tagesordnungspunkten) jeweils im Voraus herum? Das ist ein wichtiger Anfang. Denn laut Roger Schwarz, Arbeitspsychologe und Autor des Buches Smart Leaders, Smarter Teamswerden Meetings immer weniger im Voraus geplant.

Mit folgenden Kniffs gewinnen Sie noch mehr Struktur:

  1. Formulieren Sie als aller erstes den Zweck des Meetings.
  2. Formulieren Sie die einzelnen Themen als Fragen. So wird das Resultat später sehr gut sichtbar.
  3. Erwähnen Sie auch, was nicht diskutiert werden soll.
  4. Überlegen Sie zweimal, wer alles teilnehmen muss. Vielleicht braucht Herr Hefti nur das Protokoll?

Wie führt man ein Meeting professionell?

Wenn viel Brainstorm und Problemlösung gefragt ist, ist ein Talentwechsel eine gute Lösung

Wenn Problemlösung angesagt ist, ist ein Tapentenwechsel eine gute Lösung

Wenn Sie die Resultate schon alle selber wissen, dann bräuchten Sie im Grunde kein Meeting einberufen.

Sehen Sie daher das Meeting als ein Puzzle, das alle gemeinsam lösen sollen.

Passen Sie also auf, dass Sie nicht zu viel selber sprechen. Doch auch wenn andere zu viel Raum einnehmen und vom Thema abschweifen, müssen Sie sie höflich, aber klar, unterbrechen.

Strukturieren Sie die Übergänge klar und deutlich. Denn auch wenn Sie schon bei der nächsten Frage sind, ist jemand anders noch beim ersten Punkt und kommt nochmals darauf zurück. Fragen Sie also klar und deutlich, ob der Punkt abgeschlossen werden kann – und lassen Sie genug Zeit!

Gerade in der Schweiz ist es von der Kommunikationskultur her wichtig, dass alle zu Wort kommen können und dass nach den einzelnen Fragen genug Zeit bleibt, zu überlegen. Dieser Punkt sollte vor allem von Expats in der Schweiz in Betracht gezogen werden.

Übrigens: Wenn die Meetings sehr klein sind – überlegen Sie doch, auch das Umfeld zu ändern und gehen Sie in ein schönes Café oder nach draussen! Manchmal kommt man durch einen Szenenwechsel auf ganz neue Ideen.

Janine Wolf-Schindler

Wie schaffen Sie es garantiert, jedes Team zu untergraben?

Diese fünf (nicht ganz ernst gemeinten) Schritte kennen leider die meisten von uns. Gehören Sie auch dazu?

1. Chat-Gruppen für die Hälfte des Teams

Machen Sie viele Selfies, die Sie dann teilen und (nicht allen im Team) zeigen. Bild: Nenetus, freedigitalpictures.net

Machen Sie viele Selfies, die Sie dann teilen und (nicht allen im Team) zeigen. Bild: Nenetus, freedigitalpictures.net

Bilden Sie eine exklusive Whatsapp-/Messenger-/etc.-Gruppe. Tauschen Sie darin Informationen aus, die garantiert nicht alle erhalten. Schicken Sie ab und zu lustige Bilder, über die etwa die Hälfte des Teams lachen kann. Dies funktioniert am Besten in einem Großraumbüro.

2. Exklusive Einladungen

Planen Sie einen Grillier-Abend, Fussball schauen in einer Bar, oder einen Ausflug in die Berge. Natürlich sind nur einige des Teams eingeladen – man möchte ja seine Freizeit nicht mit Langweilern oder Umsympathisanten verbringen.

Am besten tauschen Sie die gemachten Fotos dann in der gemeinsamen Chat-Gruppe aus. Natürlich sprechen Sie noch viele Tage daran auf dem Flur, in der Kantine oder vor Besprechung über die schöne Zeit. Wichtige Entscheidungen, die das ganze Team betreffen, können Sie ja auch besprechen. Man setzt sich für die Firma ja auch am Abend ein!

3. Lustige Insider-Witzen

In den gemeinsamen Aktivitäten, bei der ein oder anderen Stange Bier, geht es natürlich lustig zu. Da entstehen mit Sicherheit ein paar lustige Anekdoten. Diese werden natürlich in der eigenen Chat-Gruppe am nächsten Tag nochmals erzählt. Bei Teammeetings ist es wichtig, möglichst viel von diesen Witzen anzudeuten – aber: nicht ganz erzählen, denn Berufliches und Privates ist zu trennen. Die eine Hälfte lacht, die andere nicht. Klären Sie die anderen aber nicht auf, sondern sagen Sie: Ist ein Insider. Privates darf doch noch privat bleiben.

4. Beförderungen im Team

Wenn es um Beförderungen geht, setzten Sie sich natürlich nur für Ihre Kollegen ein. Natürlich kann es sein, dass jemand anders im Team qualifiziert wäre oder sich extrem angestrengt hat, aber – Ihr Buddy hat die Beförderung echt verdient! Und er ist ja auch gut.

5. Integration von Teammitgliedern

Neue Teammitglieder müssen nicht verzweifelt integriert werden. Er oder sie kann ja nicht erwarten, dass man gleich ein Mitglied des inneren Kreises wird! Erst einmal schauen, wie sich die Person verhält. Erst in Ruhe abwarten, ob sie sich wirklich beweist. Denn wer weiss – so ein Neuling kann einiges Durcheinanderbringen. Daher: lieber zögerlich und vorsichtig sein. Vorsicht ist besser als Nachsicht, heisst es ja.

 

Erkennen Sie solche Muster in Ihrem Team? Dann ist es höchste Zeit, dass alle etwas gemeinsam unternehmen.

Janine Wolf-Schindler

«Pacta sunt servanda» – Verträge sind zu halten. Gehören Sie zur alten Schule, die sich an diesen Grundsatz hält? Doch wer besiegelt einen Vertrag heute nur mit einem Handschlag? Kann man sich überhaupt auf so einen «lockeren Deal» verlassen, oder ist es schon fast fahrlässig?

Wussten Sie, dass es bereits in der Antike Darstellungen eines Handschlags gibt? Sie zeigen kleinasiatische Herrscher in vorchristlicher Zeit beim Handschlag mit Göttern, oder römische Ehegatten auf Grabmälern. Auch auf antiken Münzen zeigt der Handschlag der Herrscher zum Beispiel die Verbundenheit zweier Städte.

Was zählt ein Handschlag? Seine Symbolkraft ist hoch

Was zählt ein Handschlag? Seine Symbolkraft ist hoch

Ein Handschlag gilt nicht nur als Begrüßung oder Symbol der Verbundenheit – er ist vor allem auch die Siegelung eines mündlichen Vertrags. Dies geht auf die Römer zurück: Das lateinische pro-mittere (versprechen) soll auf die Vorstellung des «Vorstreckens» (sich die Hand zum Händedruck geben) zurückgehen.

Auch in der Schweiz hat der Handschlag eine lange Tradition. Früher wurden die meisten Verträge so besiegelt. «Ein Mann, ein Wort», so lautet ein Sprichwort, das bezeugt, wie wichtig es war, sein Wort zu halten.

Gilt ein gegebenes Wort im Obligationenrecht?

Im Obligationenrecht (OR) heisst es in Artikel 1: «Zum Abschluss eines Vertrags ist die übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung der Parteien erforderlich. Sie kann eine ausdrückliche oder stillschweigende sein.»

Das heisst: Wenn das Gesetz nicht eine besondere Form verlangt (etwa die Schriftform beim Testament oder die öffentliche Beurkundung beim Grundstückskauf), genügt ein Handschlag. Denn diese Gestik zeigt eine Willensäußerung: Wir sind uns einig, das Geschäft ist besiegelt.

Doch wer sich im Freundeskreis ein bisschen umhört und Diskussionen in Foren und Zeitungen verfolgt – längst scheint dies nicht mehr allen klar zu sein.

Kann man Verträge nur mündlich abschließen?

Eigentlich, ja. Doch in der Praxis hat sich längst etwas anderes eingebürgert: Wer auf mündliche Abmachungen nicht etwas Schriftliches folgen lässt, schaut oft ins Leere. Längst scheint es nicht mehr Usus zu sein, sich auf einen Handschlag oder ein mündliches Versprechen zu verlassen.

Dies ist natürlich frustrierend für alle, die sich auf mündliche Verträge verlassen. Wie ist es mit Ihnen? Verlassen Sie sich auch im Geschäftlichen auf mündliche Abmachungen? Oder fühlen Sie sich erst wohl, wenn der Vertrag  «unter Dach und Fach ist»?

Wie sollte man Abmachungen im Team handhaben?

Wenn es ernst wird, ist klar: Wir verlassen uns auf die Worte anderer. Das sollte auch im Büroalltag gelten. Bild: Teamerlebnis Flossbau, Conray.ch

Wenn es ernst wird, ist klar: Wir verlassen uns auf die Worte anderer. Das sollte auch im Büroalltag gelten. Bild: Teamerlebnis Flossbau, Conray.ch

Jeder, der die Verantwortung für Mitarbeiter trägt, weiss: An mein Wort muss ich mich halten. Denn es gibt nichts Frustrierenderes für Angestellte, wenn sie sich nicht auf eine mündliche Zusage verlassen können.

Daher gilt: Wer im Team etwas verspricht und eine Zusage macht, ist daran gebunden. Auch im eigenen Interesse sollte man nicht an Glaubwürdigkeit und Seriosität verlieren.

Leider ist das keine Selbstverständlichkeit. Freundinnen von mir müssen mit Vorgesetzten alles schriftlich machen, weil diese plötzlich wieder vergessen, was sie eine Woche zuvor sagten. Andere sind so frustriert, dass sie sich auch Kleinigkeiten schriftlich absegnen lassen.

Doch es ist klar: Wenn im Team das blosse Wort zählt, schafft dies Vertrauen, Motivation und nicht zuletzt auch Effizienz.

Übrigens:
Der Spruch «pacta sunt servanda» geht anders, als oft angenommen, nicht auf die Römer zurück: Erst im Mittelalter entwickelte die Kanonistik aus religiösen Erwägungen den wichtigen Grundsatz.

 

Janine Wolf-Schindler

Pünktlich zu Ostern wird das Wetter endlich wieder schöner. Für viele heisst es: Endlich das Velo raus und damit zur Arbeit fahren!

Falls noch nicht alle in Ihrem Team mit dem Velo fahren, gibt es wie jedes Jahr eine perfekte Gelegenheit für einen Team Challenge: Die Aktion Bike to Work motiviert das ganze Team zum Velofahren.

Falls Ihre Firma noch nicht mitgemacht hat, haben Sie jetzt die Möglichkeit, sich anzumelden.

Wie funktioniert der Velo Team Challenge?

1. Der Betrieb muss sich anmelden. Eine Person muss die Aktion koordinieren.

2. Innerhalb des Betriebes schliessen sich 4er-Teams zusammen. Sie bestimmen einen Teamchef oder eine Teamchefin.

3. Alle Teams fahren im Mai und/oder Juni möglichst viel mit dem Velo zur Arbeit. Eine Person des Teams darf auch zu Fuss gehen oder teilweise den ÖV benutzen.

4. Anfang Juli ist es so weit: Alle Vetotage müssen abgegeben werden und Preise im Gesamtwert von 120’000 Franken werden verlost.

Der Bike to Work-Team Challenge – Warum mitmachen?

Team Challenge

Velofahren – gesund, macht Spass & ist ein super Teamchallenge! Bild: © Serge Bertasius Photography, freedigitalphotos.net

Velofahren hat viele Vorteile: Es macht glücklich. Bereits nach 20 Minuten Bewegung schüttet der Körper Glückshormone aus. Wer Velo fährt, arbeitet auch konzentrierter.

Velofahren ist gut für unsere Fitness und Gesundheit und baut Stress ab.

Last but not least: Der Challenge fördert den Teamgeist!

Im Team tauscht man Erlebnisse und Tipps aus, motiviert sich gegenseitig, teilt vielleicht einen Teil des Arbeitswegs und feiert den Erfolg. Ausserdem ist man Teil der bike to work-Community mit über 50‘000 Velofahrenden.

Kleiner Tipp:

Es gibt noch viele, kleine Zusatzaktionen. Sie können Ihre Velos z.B. auf volle Funktionsfähigkeit überprüfen lassen, pro gefahrenen Kilometer spenden oder E-Bikes mit Rabatt mieten.

Und was das Schönste an dem Team-Challenge? Selbst wenn man nichts gewinnt, ist es völlig egal. Mitmachen allein ist so toll, dass man die Preise am Ende ganz vergisst…

Janine Wolf-Schindler

Aus Fehlern lernen – das tönt einfach und ist schnell gesagt. Oft ertappt man sich aber dabei, dass man es anderen sagt und nicht für sich anwendet. Kritikfähigkeit ist, für mich persönlich jedenfalls, eine sehr schwierige Eigenschaft.

© stockimages, freedigitalpictures.net

Aus Fehlern lernen ist wichtig. Bild: © stockimages, freedigitalpictures.net

Dennoch sollten wir – viel mehr als bisher – für konstruktive Kritik offen sein und aus unseren Fehlern lernen. Denn: Fehler passieren. Kein Mensch ist perfekt. Doch wenn wir Fehler machen, sollten wir sie nicht «verschwenden»,  sondern etwas Positives für die Zukunft mitnehmen.

In Momenten, in denen schwere Fehler passieren, ist oft das ganze Team gefragt. Andere Teamkolleginnen und Kollegen müssen den Fehler ausbaden, uns aufmuntern, versuchen zu helfen. Ganz wichtig aber: ungefragte, negative Kritik von aussen nützt nun meist am allerwenigsten. Wer einen Fehler gemacht hat, weiss es!

Einige Tage später ist es Zeit für Selbstreflexion. Auch wenn es unangenehm ist, sollte man sich mit seinem Fehler auseinandersetzen:

1. Suche nach den Wurzel

Suchen Sie nach den Gründen für Ihren Fehler. Waren Sie nur gestresst und unkonzentriert? Oder liegt das wirkliche Problem viel tiefer? Strukturelle Probleme, fachliche Lücken oder Überforderungen sollten an der Wurzel gepackt werden.

2. Rollenspiel

Wenn Verhandlungen oder Mitarbeitergespräche nicht gut liefen, versetzen Sie sich in die andere Person. Spielen Sie das Gespräch aus der anderen Perspektive durch. Wie hätten Sie sich als Ihr Gegenüber verhalten? Diese Art von Rollenspiel bringt Sie oft einen Schritt weiter.  Wenden Sie es in der Zukunft vor schwierigen Gesprächen an.

Lernen Sie aus Fehlern. Das bringt Sie weiter. Bild: © fantasista, freedigitalpictures.net

Lernen Sie aus Fehlern. Das bringt Sie weiter. Bild: © fantasista, freedigitalpictures.net

3. Einholen von Feedback

Holen Sie sich offenes und ehrliches Feedback aus Ihrem Team. Nur so können Sie den Fehler wirklich analysieren. Das funktioniert jedoch nur, wenn es in Ihrem Team eine offene Feedback-Kultur gibt, die leider noch nicht in allen Schweizer Unternehmen fest verankert ist. Nur wer oft positives Feedback gibt und lobt, kann an geeigneter Steller auch konstruktive Kritik äußern. Diese sollte jedoch nie aus einer stressigen Situation heraus geäussert werden.

 

Wichtig ist ausserdem, nicht in ein Schwarz-Weiss-Denken zu verfallen. Denn die Wahrheit liegt oft dazwischen. Ein Fehler setzt sich aus vielen Einzelteilen zusammen. Es muss ja nicht sein, dass Sie komplett falsch lagen, vielleicht lagen Sie einfach nicht ganz richtig?

Janine Wolf-Schindler

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