Die 5 wichtigsten Kommunikationsregeln fürs Team

Unklare Anweisungen, Missverständnisse und verletzte Gefühle entstehen schnell in jedem Büroalltag. Schlechte Kommunikation zieht Stress und Unsicherheit nach sich, langfristig gesehen Unzufriedenheit und unmotivierte Mitarbeiter.

Grund genug, gemeinsam im Team über Kommunikationsregeln zu sprechen.

Kommunikationsregel Nr. 1: Zeit nehmen

Packen Sie sich an der eigenen Nase. Wie oft haben Sie in den letzten Tagen schnelle Anweisungen von Tür zu Tür gegeben? Natürlich gibt es Situationen, in denen das erlaubt ist. Doch es sollte nicht zur Gewohnheit werden.

Das Gleiche gilt, wenn jemand an Ihren Schreibtisch tritt. Sind Sie mit einem Auge am Bildschirm? Hat da nicht gerade das Natel aufgeleuchtet?

Ihr Gegenüber hat Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit verdient.

Kommunikationsregel Nr. 2: Zuhören

Wir denken schneller, als wir zuhören. Daher ist Zuhören langweilig. Noch dazu haben wir oft eine Agenda und wollen unserem Gegenüber etwas mitteilen. Zuhören scheint da nicht wichtig, vor allem nicht im Büro.

Zuhören ist auch gar nicht so einfach – dafür braucht es nicht nur Zeit und Interesse, sondern auch Unvoreingenommenheit. Wir meinen zu wissen, was unser Gegenüber denkt.

Genaues Zuhören ist mehr als nur Wertschätzung. So erfahren Sie wertvolle Informationen, die sonst untergegangen wäre.

Übrigens: Wem hören Sie lieber zu? Jemandem, der ständig und immer etwas sagt, oder jemandem, der nur ab und zu einen Hinweis gibt?

(Lesen Sie auch: «7 Smart Reasons You Should Talk Less and Listen More» auf inc.com)

Kommunikationsregel Nr. 3: Fragen stellen

Gutes Zuhören braucht Fragen. Doch wie soll man Fragen stellen, wenn es um Anweisungen und Arbeitsaufträge geht? «Haben Sie Fragen?» gehört eher nicht dazu.

Fordern Sie in solchen Situationen stattdessen dazu auf, die Anweisungen zu hinterfragen und in eigenen Worten zusammenzufassen. Stellen Sie z.B. Fragen wie:
«Wo sehen Sie Probleme?»
«Wo bräuchten Sie Unterstützung?»

Kommunikationsregel Nr. 4: Wertschätzung zeigen

Hören Sie sich im Kollegenkreis um. Wie viele Menschen sind unzufrieden in Ihrem Job? Das liegt nicht nur an Stress oder Unterforderung, sondern oft an dem Gefühl, «nicht wichtig zu sein».

Wer im Sales arbeitet, bekommt seine Bestätigung beim Abschluss. Doch wer programmiert und ein Ticket nach dem anderen abarbeitet, sieht seinen Beitrag am Erfolg der Firma nicht. Genauso geht es den Leuten im HR, Marketing oder in der Verwaltung.

Wertschätzung kann nicht Teil jeder kurzen Kommunikation sein. Doch sollte sie stets präsent sein, und gerade dann gezeigt werden, wenn das Gegenüber es nicht erwartet.

Kommunikationsregel Nr. 5: im Dialog sein

Zuhören, Fragen stellen und Zeit nehmen – all das führt zu einem Dialog. Kein Mensch fühlt sich gut, wenn er tagein, tagaus Mitteilungen bekommt. Kommunikation ist keine Einbahnstrasse.

 

Janine Wolf-Schindler