Haben Sie neulich wieder den Teamkollegen vor der Kaffeemaschine getroffen, der sich (mal wieder) über ein Meeting geärgert hat? Keine Struktur, mangelnde Zielsetzung, zu lange Dauer, unnötiges Geschwafel?
So gestalten Sie ein Meeting im Handumdrehen effizient.
1. Vorbereitung
Was? Je besser das Meeting vorbereitet ist, desto glatter läuft es über die Bühne. Dazu gehört aber nicht nur eine präzise Agenda von Seiten des Organisators. Auch die TeilnehmerInnen sollten wissen, was von Ihnen erwartet wird: Eine voraus verteilte Agenda steigert daher die Effizienz.
Wichtigster Punkt: Was ist das Ziel des Teammeetings?
Wer? Wer muss wirklich an dem Meeting teilnehmen? Eine kleine Teilnehmerzahl beschleunigt den Ablauf der Teamsitzung.
Wann? Selbstverständlich muss der zeitliche Rahmen klar gesteckt sein und eingehalten werden.
Wie? Ist ein richtiger Raum gefunden, sorgen Getränke und kleine Snacks für die richtige Atmosphäre während der Teamsitzung. Technische Hilfsmittel sollen vorher getestet werden.
2. Während dem Meeting
Auch wenn noch nicht alle Teammitglieder da sein sollten, beginnt das Meeting pünktlich. Wird das Zeitfenster nicht eingehalten, entsteht Unzufriedenheit. Genauso wichtig ist es, dass die Agenda befolgt wird: Ja nicht von Thema abschweifen!
Für ein gelungenes Meeting ist nicht nur der Leiter verantwortlich: Alle TeilnehmerInnen müssen sich aktiv einbringen – nicht nur thematisch, sondern auch durch verteilte Aufgaben, wie z.B. die Beamer-Betreuung. Das Eigenengagement erhöht nachweislich die Zufriedenheit der Einzelnen.
Unsere Tipps:
- Halten Sie das Meeting im Stehen ab. Das ist nicht nur gesünder, sondern auch nachweislich schneller und produktiver.
- Der kleine Mini-Beamer Innocube, der bequem in jede Tasche passt, projiziert Bilder vom Smartphone, iPad oder PC an jede Wand – perfekt, wenn kein Beamer vorhanden ist. Visualisierung helfen den Teilnehmern, das Gesagte schneller zu verstehen.
3. Nachbereitung
Meetings werden seit Urzeiten protokolliert. Je nach Art des Meetings sollte man sich aber überlegen: Müssen wir in einem Verlaufsprotokoll festhalten, wer was sagt? Genügt ein knappes, gut gegliedertes Ergebnisprotokoll vielleicht auch? Versetzen Sie sich immer in die Lage derjenigen, die das Protokoll lesen werden.
Generell gilt: Meetings sollten nicht im Überfluss gehalten werden. Auch wenn sie manchmal nötig sind, gilt ganz klar: Je weniger, desto besser.
Janine Wolf
Quellen/weiterführende Links:
Universität Zürich, Arbeits- und Organisationspsychologie: Tipps für eine effektive Vorbereitung und Durchführung eines Meetings.
Prof. Rolf van Dick: Stehen Sie auf gegen tödliche Meetings! (erschienen auf Spiegel.de)
