Jeder kennt sie, diese Teammeetings. Für manche ist es eine willkommene Abwechslung, Kaffee zu trinken und Kekse zu futtern, die meisten aber sitzen wie auf Kohlen, weil es noch so viel zu tun gibt.
Wie kann man solche Meetings gestalten, damit man 1) nicht vom Thema abkommt und 2) alle bei der Stange hält? Dazu ist ein gekonntes Agenda Setting wichtig, ebenso eine führende Hand während des Meetings.
Wie bereitet man eine perfekte Agenda vor?
Kein Problem, denken Sie – Sie schicken ein File mit den TOPs (Tagesordnungspunkten) jeweils im Voraus herum? Das ist ein wichtiger Anfang. Denn laut Roger Schwarz, Arbeitspsychologe und Autor des Buches Smart Leaders, Smarter Teams, werden Meetings immer weniger im Voraus geplant.
Mit folgenden Kniffs gewinnen Sie noch mehr Struktur:
- Formulieren Sie als aller erstes den Zweck des Meetings.
- Formulieren Sie die einzelnen Themen als Fragen. So wird das Resultat später sehr gut sichtbar.
- Erwähnen Sie auch, was nicht diskutiert werden soll.
- Überlegen Sie zweimal, wer alles teilnehmen muss. Vielleicht braucht Herr Hefti nur das Protokoll?
Wie führt man ein Meeting professionell?
Wenn Sie die Resultate schon alle selber wissen, dann bräuchten Sie im Grunde kein Meeting einberufen.
Sehen Sie daher das Meeting als ein Puzzle, das alle gemeinsam lösen sollen.
Passen Sie also auf, dass Sie nicht zu viel selber sprechen. Doch auch wenn andere zu viel Raum einnehmen und vom Thema abschweifen, müssen Sie sie höflich, aber klar, unterbrechen.
Strukturieren Sie die Übergänge klar und deutlich. Denn auch wenn Sie schon bei der nächsten Frage sind, ist jemand anders noch beim ersten Punkt und kommt nochmals darauf zurück. Fragen Sie also klar und deutlich, ob der Punkt abgeschlossen werden kann – und lassen Sie genug Zeit!
Gerade in der Schweiz ist es von der Kommunikationskultur her wichtig, dass alle zu Wort kommen können und dass nach den einzelnen Fragen genug Zeit bleibt, zu überlegen. Dieser Punkt sollte vor allem von Expats in der Schweiz in Betracht gezogen werden.
Übrigens: Wenn die Meetings sehr klein sind – überlegen Sie doch, auch das Umfeld zu ändern und gehen Sie in ein schönes Café oder nach draussen! Manchmal kommt man durch einen Szenenwechsel auf ganz neue Ideen.
Janine Wolf-Schindler
