«Am liebsten würde ich die Teamkommunikation verbessern» – diesen Satz höre ich (so oder so ähnlich) oft von Kolleginnen in der Mittagspause. Ein falscher Umgangston, unklare E-Mails oder Abmachungen, die vergessen werden, sorgen für Wut im Bauch.
Viele sind sich nicht bewusst, wie wichtig Kommunikation ist: «Man kann nicht nicht kommunizieren» – so lautet das berühmte erste Axiom der Kommunikation von Paul Watzlawick.
Klare Regeln – auch und gerade in Krisensituationen – verhindern Missverständnisse, führen zu besserer Arbeit und nicht zuletzt zu mehr Teamgeist.
Doch wie kann man die Teamkommunikation schnell verbessern?
1. Klare Strukturen der Teamarbeit
Ohne Strukturen nützt auch die beste Kommunikation nicht. Daher muss jeder im Team folgende Punkte kennen:
– die Befugnisse der Teammitglieder
– die Prozesse der Zusammenarbeit
– die Verantwortung der Teamleitung
– die Kommunikationswege: Wann und wie stimmt man sich ab?
– die Beurteilung: Wie werden die Leistungen beurteilt?
2. Kommunikation im Team verändern
Wenn die Strukturen klar sind, geht es eine Stufe tiefer. Fast wie in der Primarschule sollten sich alle im Team an die Kommunikationsregeln halten. Was einfach tönt, ist jedoch in der Praxis schwierig.
Gibt es aktuell Probleme mit der Teamkommunikation, hilft ein gemeinsames Treffen. Tauschen Sie sich über die IST-Situation aus. Überlegen Sie gemeinsam, wie die SOLL-Situation aussehen könnte.
Dabei sollte das Team im Vordergrund stehen. Halten Sie bei Bedarf fest: Was ist das Ziel des Teams, was sind übereinstimmende Wertvorstellungen und Grundsätze?
3. Kommunikationsregeln im Team
Folgende Regeln sind Grundregeln – und können und sollten je nach Bedarf erweitert werden.
- Unklarheiten und Probleme konstruktiv ansprechen. Sonst wird aus einer Mücke schnell ein Elefant.
Das geht nur, wenn Ehrlichkeit im Team belohnt wird. Bedanken Sie sich bei Teammitglieder für kritische Anmerkungen. - Den Standpunkt des anderen akzeptieren: Auch wenn man unterschiedliche Meinungen hat, hat der andere dennoch das Recht auf seinen Standpunkt.
- Trennen Sie die Sacheben von der emotionalen Ebene. Lassen Sie Ihrem Ärger nicht freien Lauf und formulieren Sie sachlich. Kritik sollte als Ich-Botschaft formuliert werden.
- Hören Sie zu. Nur wer sich Zeit nimmt, den anderen zu verstehen, kann auch richtiges Feedback und Anweisungen geben.
- Halten Sie wichtige Absprachen schriftlich fest. So kann es im Nachhinein keine Unklarheiten geben
Immer gilt: Auch die Teamleitung hält sich an die Regeln. Gerade als Teamchef/in muss ich in meiner Kommunikation ein Vorbild sein.
Ist das Team in unguten Gewohnheiten festgefahren, helfen diese Regeln nicht von heute auf morgen. Dann ist es eventuell sinnvoll, Gespräche professionell begleiten zu lassen.
Damit es gar nicht erst so weit kommt, helfen informelle Anlässe wie Betriebsausflüge und Teambuilding-Events. Wer sich persönlich kennt, der kommuniziert wärmer und persönlicher. Gleichzeitig schwindet der Raum für Missverständnisse, Unterstellungen und Verletzungen.
Janine Wolf-Schindler